Les repères à distinguer
Le dossier salarié ne doit pas devenir un dépôt sans classement. Les informations sont réunies pour des usages définis : administration, paie ou parcours professionnel. Leur accès et leur conservation doivent être rapprochés de ces finalités.
La CNIL a publié en 2026 un référentiel de durées organisé par activités RH. Il ne faut pas lui substituer une durée unique pour toutes les pièces. Une donnée utilisée au quotidien et une pièce conservée en archive n’ont pas nécessairement les mêmes conditions d’accès.
Organiser l’application dans votre contexte
Classez les familles de données avec leur propriétaire, leur usage et leur règle de conservation. Prévoyez les changements d’affectation, les corrections et la restitution. Les exports et les copies de travail doivent aussi entrer dans l’inventaire.
Un exemple de contrôle
Cas fictif : un document corrigé existe dans le SIRH et dans un ancien dossier partagé. Faites identifier la version de référence et le sort de la copie. Le contrôle doit tenir compte des droits sur les deux emplacements, pas uniquement de ceux de l’application.
Conserver une règle et une preuve vérifiables
Identifiez la source applicable, sa date et la personne responsable de sa vérification. Le paramétrage d’un outil doit être rapproché de ce cadre, puis contrôlé sur des cas représentatifs. Les exemples de cette page sont pédagogiques ; ils ne remplacent pas l’examen de votre situation.
Pour poursuivre : Logiciel documents RH · RGPD RH.