Les cinq postes à mettre dans le budget
- Abonnement : modules souscrits, utilisateurs facturés, minimum de facturation et options.
- Mise en place : ateliers, paramétrage, reprise des données et formation.
- Interfaces : connecteur paie, échanges avec d’autres logiciels, maintenance éventuelle de ces échanges.
- Charge interne : nettoyage des fichiers, arbitrages, tests, accompagnement des managers et administration.
- Sortie ou évolution : extraction des données, assistance, ajout d’une entité ou changement de périmètre.
Une prestation peut être incluse dans un devis et facturée séparément dans un autre. La comparaison doit donc porter sur des lignes normalisées, pas sur le montant mis en avant en première page.
Exemple de budget pour 60 salariés
L’exemple suivant est une simulation pédagogique, pas le tarif d’un éditeur. On suppose un abonnement de 7 € HT par salarié et par mois, 2 400 € de mise en place, 600 € d’interface et 40 heures internes valorisées à 40 €.
| Poste fictif | Calcul | Montant HT |
|---|---|---|
| Abonnement annuel | 60 × 7 × 12 | 5 040 € |
| Mise en place | Forfait supposé | 2 400 € |
| Interface | Hypothèse annuelle | 600 € |
| Temps interne | 40 h × 40 € | 1 600 € |
| Première année | Somme des quatre postes | 9 640 € |
La simulation représente 13,39 € par salarié et par mois la première année en intégrant ces postes. Elle ne permet pas de prévoir le coût de votre propre projet : elle montre pourquoi un abonnement annoncé à 7 € ne représente pas le coût complet.
Comparer les mêmes unités de facturation
Un collaborateur enregistré, un utilisateur actif, un déclarant de frais et un document distribué ne sont pas la même unité. Demandez le traitement des entrées, des sorties, des saisonniers et des salariés absents. Écrivez également les hypothèses d’effectif utilisées dans le devis.
La grille publique de Lucca illustre une tarification par solution et par unité ; les montants affichés sont indicatifs et liés à un effectif. Cette source sert à comprendre la structure d’une offre, pas à calculer un devis valable pour toutes les entreprises.
Les questions à joindre à une demande de devis
- Quels modules et quelles populations sont inclus ?
- Quels ateliers, reprises de données et formations sont compris ?
- Quel échange paie est prévu, à quelle fréquence et avec quelle responsabilité en cas d’échec ?
- Comment le prix évolue-t-il avec les effectifs et les options ?
- Quels sont la durée d’engagement, les modalités de renouvellement et le périmètre de l’assistance ?
- Que récupère-t-on lors d’un départ, dans quel format et à quel coût ?
Relier le budget à un résultat attendu
Mesurez les tâches que le projet doit améliorer : temps de consolidation, erreurs détectées ou demandes en attente. Ne transformez pas une promesse de gain commercial en économie certaine. Le coût doit être rapproché d’un scénario testé et d’une charge d’administration réaliste. Pour mettre les fournisseurs sur une base commune, utilisez la structure de notre cahier des charges SIRH.
Source tarifaire consultée le 18 octobre 2026. Exemple de budget entièrement fictif et calculé ci-dessus ; aucun prix négocié ou retour client n’est revendiqué.
