1. Décrire l’organisation et le problème à résoudre
Présentez les effectifs, établissements, profils utilisateurs, outils conservés et responsabilités RH/paie. Ajoutez trois difficultés concrètes de votre fonctionnement actuel. « Moderniser les RH » reste trop vague ; « consolider chaque mois trois fichiers d’absences avant envoi au cabinet » donne une situation à examiner.
Précisez les éléments qui ne doivent pas changer : prestataire de paie, annuaire d’entreprise, découpage des établissements ou modalités d’accès. Les fournisseurs doivent identifier ces contraintes avant de chiffrer leur réponse.
2. Transformer les besoins en exigences vérifiables
| Besoin exprimé | Exigence vérifiable | Preuve attendue |
|---|---|---|
| Valider les absences | Une demande suit le bon responsable, avec délégation pendant son absence | Scénario rejoué avec deux équipes |
| Préparer la paie | Une correction après clôture est repérée et transmise selon une règle définie | Export ou échange de test et journal de correction |
| Protéger les dossiers | Un manager ne voit que les informations autorisées pour son périmètre | Test avec comptes de rôles différents |
| Changer d’outil | Données et documents peuvent être restitués dans les formats convenus | Exemple d’extraction exploitable |
Classez les exigences en indispensables, importantes et secondaires. Une fonction indispensable non couverte doit rester visible, même si le fournisseur obtient de bonnes notes sur des fonctions accessoires.
3. Définir les données et les interfaces
Pour chaque échange, indiquez la donnée source, le destinataire, la fréquence, le responsable du contrôle et le traitement d’un rejet. « Connecté à la paie » ne précise pas si le système transfère un fichier, appelle une API ou exige une intervention du gestionnaire.
Décrivez aussi les données historiques à reprendre et celles à archiver séparément. Un vieux fichier inexploitable ne devient pas fiable par simple import. Notre guide de migration SIRH détaille les contrôles à préparer.
4. Imposer les mêmes scénarios de démonstration
Choisissez trois cas réels anonymisés : une arrivée avec document manquant, une absence corrigée et un changement de responsable. Faites intervenir les futurs utilisateurs. Demandez à voir les exceptions, pas uniquement le chemin normal présenté par le commercial.
Dans la grille de réponse, distinguez « disponible », « disponible avec option », « nécessite un paramétrage » et « non couvert ». Pour chaque réponse décisive, notez la preuve et son périmètre contractuel.
5. Organiser le déploiement et la réception
Ajoutez les lots, les interlocuteurs, les formations, le support attendu et les critères autorisant la mise en service. La réception doit vérifier des données et des parcours : soldes rapprochés, droits testés, échanges aboutis et écarts traités. Identifiez qui peut accepter un écart et qui décide de différer le démarrage.
Une bonne réponse fournisseur doit pouvoir être reliée à une exigence, une preuve et un coût. C’est cette chaîne qui rend la comparaison exploitable.
