Le rôle du module et ses limites
Une note de frais relie une dépense professionnelle, un justificatif, une règle d’entreprise et un circuit de validation. Le remboursement, le traitement comptable et la paie éventuelle sont des étapes distinctes. Un scan lisible ne prouve pas que l’imputation ou la décision est correcte.
Organiser le processus avant le paramétrage
Construisez une politique de frais compréhensible avant les contrôles automatiques. Définissez les natures, limites, pièces nécessaires et exceptions. Le salarié doit savoir pourquoi une dépense est en attente ou refusée, et le comptable doit retrouver les éléments qui expliquent le traitement.
Un exemple concret de recette
Cas de test : un déplacement comporte plusieurs devises et une pièce manque. Une avance a déjà été versée. Vérifiez le rapprochement, les décisions, la correction et les informations envoyées au destinataire suivant. Les montants utilisés sont fictifs et ne constituent pas un barème fiscal.
Les contrôles qui rendent le résultat utile
| Point de contrôle | Preuve à rechercher |
|---|---|
| Pièce et dépense | Vérifier le rattachement du justificatif et la détection d’un doublon. |
| Validation | Documenter un refus puis une correction avec une trace exploitable. |
| Rapprochement | Distinguer avance, montant accepté et reste à rembourser. |
Mesures possibles : Temps de traitement d’un dossier complet et nombre de retours pour pièce ou imputation manquante.
Décrivez ces exigences dans le cahier des charges et reliez les données aux autres modules du projet. Les exemples sont des scénarios de méthode, pas des tests produits réalisés.
