Inventorier les données, documents et interfaces
Commencez par les sources : dossiers salariés, contrats, historiques d’absences, soldes, entretiens et documents. Pour chaque ensemble, identifiez le propriétaire métier et la personne capable de le vérifier. Les comptes de connexion, rôles et délégations font également partie du projet.
Le périmètre de reprise doit être explicite. Certaines données doivent continuer à être consultables sans nécessairement être chargées dans le nouveau système. Définissez leur mode d’archivage et les personnes autorisées à y accéder.
Construire une table de correspondance
Un champ appelé « établissement » dans un fichier peut correspondre à une entité différente dans le nouvel outil. Documentez les correspondances, les formats, les valeurs autorisées et les traitements des données manquantes. Un identifiant stable est essentiel pour éviter de créer deux dossiers pour une même personne.
| Donnée | Contrôle avant import | Contrôle après import |
|---|---|---|
| Identifiant salarié | Unicité et stabilité | Absence de doublon et rapprochement complet |
| Établissement / manager | Correspondances et dates d’effet | Bon périmètre de visibilité et de validation |
| Solde de congés | Unité, date d’arrêté et règles de reprise | Rapprochement individuel sur l’état validé |
| Documents | Propriétaire, format et rattachement | Document lisible et accès limité aux rôles prévus |
Faire un import de test représentatif
Ne testez pas uniquement des dossiers simples. Incluez une arrivée récente, un départ, un changement d’établissement et une correction de solde, si ces situations existent dans votre périmètre. Utilisez un environnement et des conditions d’accès adaptés à la sensibilité des données.
Conservez un journal d’écarts : dossier concerné, résultat attendu, résultat obtenu, cause, correction et nouvelle vérification. Un total global identique peut masquer des erreurs entre salariés ; rapprochez les données au niveau pertinent.
Préparer l’arrêté et la bascule
Choisissez une date d’arrêté et définissez où les modifications sont saisies pendant la transition. Sans cette règle, un congé validé tardivement peut être absent des deux versions ou importé deux fois. Nommez la personne qui contrôle les dernières variations et celle qui autorise l’ouverture aux utilisateurs.
Le plan doit préciser comment différer le lancement si un contrôle indispensable échoue. Une marche arrière se prépare avant la bascule : données sources conservées, durée d’accès à l’ancien outil et responsabilités connues.
Contrôler le premier cycle complet
Après ouverture, suivez un cycle représentatif : demandes, validations, corrections et transfert paie. Réduisez les droits temporaires accordés pendant la migration. Archivez les fichiers de travail selon les règles prévues plutôt que de laisser des copies sans propriétaire.
Ces contrôles doivent figurer dès le cahier des charges. Leur coût et la charge interne doivent aussi apparaître dans le budget du projet.
Lorsque la reprise est validée, préparez aussi la clôture de l’ancien abonnement : conditions du contrat professionnel, demande transmise, réception, date d’effet et dernière facture doivent rester réunies. Cette méthode pour conserver les preuves d’une résiliation aide à classer les pièces ; les conditions de sortie du fournisseur SIRH se vérifient dans le contrat signé.
